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Avis sur la protection des renseignements personnels – Vérification des documents pour les mineurs d’Aéroplan

Le présent avis explique comment Aéroplan et son fournisseur de services, Persona Identities Inc. (« Persona »), traite les renseignements personnels d’un mineur, y compris toute pièce d’identité délivrée par le gouvernement ou tout autre document officiel, afin de vérifier ce document et de valider une demande, ainsi que de détecter et de prévenir tout risque de fraude (la « vérification des documents pour les mineurs »).

Seul le parent ou tuteur légal d’un membre Aéroplan âgé de 17 ans ou moins (le « mineur ») peut mener à bien le processus de vérification des documents pour les mineurs et consentir à la collecte et à l’utilisation (y compris au stockage et à la suppression) des renseignements personnels nécessaires à cette fin.

1. Fonctionnement de la vérification des documents pour les mineurs

Si vous cochez la case pour confirmer que vous êtes le parent ou le tuteur légal du mineur et que vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels et de ceux du mineur de la façon décrite dans le présent avis, alors:

  1. Vous serez invité à utiliser votre appareil mobile pour prendre des photos de la pièce d’identité avec photo valide délivrée par le gouvernement du mineur et, dans certains cas, d’autres documents justificatifs. Exemples : passeport, permis de conduire ou carte NEXUS (« pièce d’identité délivrée par le gouvernement ») et certificat de changement de nom (« document justificatif »).
  2. Vous devrez téléverser la photo de la pièce d’identité délivrée par le gouvernement ou du document du mineur.
  3. Persona vérifiera l’authenticité de la pièce d’identité délivrée par le gouvernement du mineur et, le cas échéant, de son document justificatif, et s’assurera que les renseignements qui y figurent correspondent aux renseignements de membre Aéroplan du mineur.
  4. Si la pièce d’identité délivrée par le gouvernement du mineur, son document justificatif et les autres renseignements sont jugés satisfaisants, la demande du mineur sera acceptée. Dans le cas contraire, la demande sera refusée. Cette prise de décision est fondée uniquement sur le traitement automatisé des renseignements. Pour demander la révision de cette décision, consultez la section 3.
  5. La pièce d’identité délivrée par le gouvernement du mineur, le document justificatif et les autres renseignements personnels utilisés pour procéder à la vérification des documents pour les mineurs seront conservés pendant une période raisonnable ne dépassant pas un an (sous réserve de toute exigence légale), afin de prévenir et de détecter toute fraude connexe.
  6. Le cas échéant, vous pouvez retirer votre consentement en communiquant avec notre responsable principal de la Protection de la vie privée (voir la section 6 ci-dessous). Si vous retirez votre consentement, Aéroplan peut néanmoins conserver et utiliser certains de vos renseignements personnels, dans la mesure permise et requise par la loi, notamment pour se conformer à des obligations légales, prévenir la fraude, et pour constater, exercer ou défendre un droit en justice.

2. Renseignements personnels utilisés pour la vérification des documents pour les mineurs

  1. Pièce d’identité du mineur délivrée par le gouvernement : photos de la pièce d’identité et des renseignements qu’elle contient, à l’exclusion des données faisant l’objet de restrictions légales dans le lieu de résidence du mineur.
  2. Documents attestant un changement de nom ou de date de naissance du mineur, par exemple, ainsi que les renseignements qu’ils contiennent.
  3. Renseignements de membre Aéroplan du mineur : numéro de membre, nom, adresse et date de naissance.
  4. Informations techniques et relatives à la connexion : adresse IP, système d’exploitation de l’appareil, type d’appareil, type de navigateur, données de géolocalisation, etc.

Ces renseignements sont utilisés pour vérifier l’authenticité de la pièce d’identité délivrée par le gouvernement du mineur ainsi que de son document justificatif afin de valider sa demande et de prévenir et de détecter la fraude liée aux comptes Aéroplan. Ils seront conservés pendant une période raisonnable ne dépassant pas un an, ou pour une période plus longue si la loi l’exige, puis ils seront détruits.

3. Demander de l’aide

Vous pourrez demander de l’aide pendant le processus automatisé si vous n’arrivez pas à procéder à la vérification des documents pour les mineurs ou si vous souhaitez demander la révision d’une décision ayant entraîné le refus de votre demande.

4. Protection des renseignements personnels recueillis et utilisés pour la vérification des documents

Aéroplan, par l’entremise de Persona, utilise la pièce d’identité délivrée par le gouvernement et le document justificatif du mineur exclusivement aux fins de la vérification des documents pour les mineurs.

Persona et ses sous-traitants traitent les renseignements personnels recueillis et utilisés pour la vérification des documents pour les mineurs conformément aux instructions d’Aéroplan uniquement. Ils ne peuvent communiquer ou utiliser ces renseignements personnels pour leurs propres fins ou activités commerciales. Aéroplan et Persona ne peuvent vendre, louer ou échanger vos renseignements biométriques, ni en tirer profit, bien que Persona puisse être rémunérée pour ses services.

Aéroplan et Persona ne divulgueront pas les renseignements du mineur sans que ce dernier n’y consente ou que la divulgation ne soit exigée par la loi (par exemple, en réponse à une procédure judiciaire valide telle qu’une ordonnance d’un tribunal ou un mandat).

Les renseignements personnels du mineur seront traités par Persona et ses sous-traitants au Canada et aux États-Unis, possiblement en dehors de la province ou de l’État où le mineur vit. Cela signifie que ses renseignements peuvent être soumis aux lois de ces territoires qui pourraient devoir les divulguer aux tribunaux, aux forces de l’ordre ou à d’autres autorités gouvernementales.

Persona et ses sous-traitants ont l’obligation contractuelle de respecter des exigences strictes en matière de protection des données. Tous les renseignements utilisés pour la vérification des documents sont protégés par des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles. Par exemple, les renseignements personnels du mineur sont également chiffrés en transit et au repos, et les systèmes qui les traitent sont assujettis à un programme de gestion de la vulnérabilité. L’accès aux renseignements personnels est surveillé et strictement limité au personnel autorisé qui en a besoin pour exercer les fonctions liées à la vérification d’identité. À la fin de la période de conservation, tous les renseignements personnels sont détruits.

5. Renseignements supplémentaires

Si vous avez des préoccupations ou d’autres questions, ou si vous souhaitez retirer votre consentement, faire une demande officielle d’accès ou de correction ou faire résilier votre adhésion à Aéroplan, veuillez communiquer avec notre responsable principal de la Protection de la vie privée aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Adresse électronique:
viepriveeAeroplan@aircanada.ca

Adresse:
Bureau du responsable principal de la Protection de la vie privée
C. P. 23000
Succursale Pointe-Claire/Dorval
Pointe-Claire (Québec) H9Y 1K2

Veuillez noter que nous devrons prendre des mesures raisonnables pour confirmer votre identité avant de divulguer des renseignements personnels par les voies de communication ci-dessus.