Les billets doivent être remboursés dans le canal par lequel ils ont été émis. Ainsi, les billets délivrés par le canal EDIFACT des SMD doivent être remboursés dans votre SMD, à condition que vous y ayez toujours accès.
Air Canada vérifie la conformité des tarifs, des taxes et des commissions pour tous les remboursements traités dans le SMD. Lorsqu’un remboursement ne respecte pas les règles tarifaires, l’équipe d’audit s’appuie sur les codes d’exemption pour remboursement pour en comprendre la raison. Exemple pour un changement d’horaire: SKCH1234 (SKCH + les trois ou quatre chiffres du numéro de vol concerné)
Une note de débit est émise quand le code d’exemption applicable pour le remboursement n’est pas entré dans le champ du code d’exemption pour remboursement du SMD.
Remboursement au moyen du formulaire de demande de remboursement de billet
Vous pouvez seulement soumettre une demande au Services de remboursement si vous êtes dans l’impossibilité de traiter la demande dans votre SMD ou auprès des Centres de services – Service clientèle.
Les remboursements sont effectués selon le mode de paiement initial. Pour les paiements effectués en argent comptant, une note de crédit est émise. Il est de votre responsabilité de rembourser vos clients une fois la note de crédit émise.
Avant d’envoyer une demande de remboursement, assurez-vous que vos billets sont admissibles:
- Le billet ne peut plus être affiché (car il est expiré ou a été supprimé).
- Vous devez corriger un remboursement mal traité dans votre SMD.
- Le billet partiellement utilisé a été échangé à plusieurs reprises.
- Le billet est désormais géré par un autre transporteur aérien.
Si le billet est admissible, soumettez une demande de remboursement à la page Communiquez avec vous en sélectionnant Agent de voyages ayant besoin d’aide.
Vous avez la responsabilité de traiter les remboursements pour les billets délivrés par votre agence. Des frais de traitement non contestables de 50 $ CA/US plus les taxes applicables, par billet, seront facturés pour toute demande de remboursement d’un billet qui peut être remboursé dans votre SDM. Ces frais s’appliquent également lorsqu’une agence de voyages corrige un billet trop remboursé.
Bon à savoir
Rejets dans BSPlink
Les transactions BSP échouées, qu’il s’agisse de ventes ou de remboursements, figurent dans le rapport BSP DQAIVALID – Validation des données par la société aérienne.
Le refus d’une transaction par BSPlink signifie qu’Air Canada n'a pas reçu le paiement ou que le remboursement n'a pas été traité. Vous devez communiquer avec Air Canada pour corriger la transaction :
- Refus de ventes: salesaudit.verificationventes@aircanada.ca
- Refus de remboursements: soumettez une demande de remboursement à la page Communiquez avec nous. Sélectionnez Agent de voyages ayant besoin d’aide et Impossible d’afficher le billet électronique dans le SMD. Dans la section Renseignements supplémentaires, inscrivez « Rejet dans BSPlink » et ajoutez les renseignements nécessaires.
Reprise de commissions
La commission de la prime à la délivrance de billets est reprise dans le cas d’un remboursement volontaire ou involontaire.
Dans le cas d’un billet échangé, la commission peut également être reprise si celle du billet initial était supérieure à celle applicable au billet redélivré.
Billets frauduleux
- À l’intérieur de la période d’annulation, la règle des 24 heures pour les remboursements s’applique.
- Traiter le remboursement des tarifs remboursables et des taxes remboursables.
- Si les billets sont non remboursables, inscrire « Fraude potentielle » dans le champ OSI. Fermer le PNR, le rouvrir et annuler la place.
- L’agence est responsable des billets qu’elle délivre. En cas de rétrofacturation, une note de débit sera émise.
Visa de voyage refusé par l’ambassade
Un remboursement est autorisé uniquement si la règle tarifaire le permet et si le client présente une lettre officielle de l’ambassade indiquant la raison du rejet de la demande de visa.
Pour tous les autres types de problèmes ou de refus de visa qui empêchent le client de voyager, vous devez traiter le remboursement conformément aux règles tarifaires.
Réservations dans un système mondial de distribution (SMD)
Consultez les règles tarifaires pour connaître le processus de remboursement, le code d’exonération applicable et les instructions pour transmettre les documents de l’ambassade à Air Canada.
Le fait de ne pas fournir à Air Canada les documents valides de l’ambassade entraînera une note de débit.
Réservations de la NDC
Si un agent des Centres de services – Service clientèle n’a pas pu vous aider à effectuer le remboursement, vous pouvez soumettre une demande de remboursement uniquement pour les billets admissibles; sélectionnez « Agent de voyages ayant besoin d’aide » et si :
- Vous n’êtes pas en mesure d’afficher votre billet (archivé, expiré);
- Le billet partiellement utilisé a été échangé plusieurs fois;
- Un autre transporteur aérien a pris le contrôle des billets.
Rappel
- Les remboursements sont effectués selon le mode de paiement initial.
- Le remboursement du mode de paiement en argent comptant est effectué au moyen d’une note de crédit. Dès sa réception, veuillez rembourser notre client.
- Des frais de 50 $ CA/US plus taxes par billet s’appliquent si la demande de remboursement de billet est utilisée pour des billets remboursables dans le SMD ou pour corriger des remboursements excédentaires.
Consultez la page Aide au remboursement pour connaître le canal de remboursement approprié.
12 septembre 2025