Politique sur les NOTES de DÉBIT

Provenance Motif Échéance
Vérification des ventes, et échanges. Non-respect des règles régissant les tarifs, les taxes, les frais de modifications, les commissions et majorations sur les billets 6 mois à partir de la date de vente ou d’échange
Vérification des remboursements. Non-respect des règles et des calculs des tarifs/taxes remboursés et des commissions restituées ; violation de toute procédure spécifiée dans une politique ou une procédure. 6 mois à partir de la date du remboursement
Traitement des remboursements AC imposera des frais perçus par note de débit pour tout remboursement qui aurait pu être traité par l'agence de voyage. 6 mois à partir de la date du remboursement
Comptabilité ventes Ventes non déclarées, utilisation en double, problèmes de taxes, rejets de cartes de crédit. 9 mois à partir de la dernière date de voyage
Verification des SIR Non-conformité aux procédures de réservation et de billetterie d’Air Canada applicables aux SIR. 9 mois à partir de la dernière date de voyage

 

  • Les normes ci-dessus s'appliquent à tous les tarifs, aux commissions indiquées dans la case commission du billet et à la politique de réservation et de billetterie de CRS.
  • Dans le cas des vérifications des ventes et des remboursements, l’échéance de six mois ne s’applique qu’aux erreurs courantes. Si on soupçonne un cas flagrant d’abus ou de fraude, l’agence en question fera alors l’objet d’une vérification en profondeur qui ne sera assujettie à aucune
  • La rétro facturation des cartes de crédit peut être effectuée après cette échéance si la société émettrice applique des échéances plus longues (afin de donner au titulaire de la carte davantage de temps pour contester ou rejeter l’opération).
  • La sous perception des taxes et le manque de pièces justificatives pour les billets exempts de taxes seront traités comme des exceptions. Toute vérification menée par Air Canada peut être contrôlée par les autorités fiscales pendant sept ans.
  • En cas d’émission/remboursement d’un billet non conforme à la politique d’Air Canada, des frais d’erreur de billetterie/remboursement peuvent s’appliquer

Veuillez-vous assurer que :

  • Vous passez en revue les mémos de débit et de crédit des BSP/ARC de votre agence, chaque semaine.
  • Vous remboursez votre client immédiatement lorsqu'Air Canada traite un remboursement que votre agence a reçu sous forme de note de crédit.
  • Vous vérifiez que le paiement du remboursement au client a réussi. Si le paiement n'a pas atteint le client, veuillez enquêter.

 

Montant minimal

$ 5 CA*/US Vérification des primes à la délivrance de billets/commissions; tout montant inférieur à 5$ CA/US ne sera ni débité ni crédité. Remboursement/échange de vérification. La sous perception de frais supplémentaires tel qu’un frais de changement ou d’annulation
$ 10 CA*/US Non-conformité à la politique d’Air Canada pour ce qui est de la billetterie et des réservations effectuées par l’entremise d’un SIR
$ 15 CA*/US Vérification tarifaire
  • Il est possible de regrouper sur une même note de débit plusieurs cas d’un montant inférieur au minimum.
  • Il n’y a pas de montant minimal pour les primes à la délivrance de billets/commissions faisant l’objet d’un rappel, ni pour les taxes (y compris lorsqu’il manque des pièces justificatives pour les billets exemptés de taxes), les suppléments et les frais

Des frais d'erreur de billetterie peuvent également être imposés pour :

  • Le défaut d'émettre un billet et/ou de traiter un remboursement conformément à la politique d'Air Canada peut entraîner des frais d'erreur de billetterie/de remboursement correspondant à 20 % de la valeur de la note de débit (minimum 50 $ CA*/US)
  • Une référence croisée manquante ou incorrecte où une exemption fiscale peut s'appliquer entraînera des frais d'erreur de billetterie de 50 $ CA*/US

Correspondance relative aux notes de débit – Plan de facturation et de règlement

Air Canada n'accepte pas la correspondance des agents de voyage pour les notes de débit (DM) ou les notes de crédit (CM) par courriel.

Si vous n'êtes pas d'accord avec une note de débit (DM) ou une note de crédit (CM) ou si vous souhaitez obtenir des éclaircissements à leur sujet, vous devez utiliser la procédure de contestation dans BSPLink. Le service de vérification répondra, par l'intermédiaire de BSPLink, et expliquera la raison de l'émission de la note.  Si Air Canada a commis une erreur, la DM sera révisée ou supprimée, le cas échéant.
 
Les contestations doivent être faites pendant la période de latence précédant la facturation. 

  • Dans le cas d’une contestation valide, la note de débit (DM) sera supprimée, et l’agence ne sera pas facturée
  • Si la contestation est rejetée, le DM sera facturé à l'agence.

Processus de contestation post-facturation (PBD) pour les notes de débit uniquement

  • Si l'agence n'est pas d'accord avec une note de débit contestée pour laquelle elle a été facturée et qu'elle peut fournir de nouvelles informations à AC, elle doit le faire via le processus PBD.
  • Si le AC est d'accord avec l'agence dans le processus PBD, les fonds seront retournés à l'agence par l'IATA/BSP.

Nota:
Lorsqu'une agence ne conteste pas le DM pendant la période de pré-facturation, et le conteste par le biais du processus de contestation post-facturation (PBD), si Air Canada accepte de rembourser la note, l'agence devra payer des frais de contestation tardive de 25 $*, payables par une note de débit distincte.

Les contestations relatives aux DM déjà payés ne seront pas acceptées au-delà d'un (1) an à compter de la date d'émission de la note de débit initiale.

Correspondance au sujet des contestations concernant les notes de débit par l’intermédiaire d’ARC Memo Manager
Audits Air Canada n’accepte pas de correspondance par courriel des agents de voyages au sujet des notes de débit ou des notes de crédit. Toutes les contestations doivent être soumises au moyen d’ARC Memo Manager. Air Canada répondra, en moyenne, dans les 15 jours suivant la réception. 
Si vous n’êtes pas d’accord ou que vous avez besoin d’éclaircissements au sujet d’une note de débit ou d’une note de crédit, vous devez passer par le processus de contestation dans ARC. Audit Air Canada répondra par l’intermédiaire d’ARC et expliquera la raison de l’émission de la note. Si Air Canada a fait une erreur, la note sera corrigée ou supprimée, selon le cas. 
Toutes les contestations doivent indiquer clairement le montant et la raison de la contestation et doivent être accompagnées de pièces justificatives.

Dans le cas d’une contestation valide, s’il est nécessaire de renverser, en totalité ou en partie, une note de débit payée qui n’a pas déjà fait l’objet d’une contestation par l’intermédiaire d’ARC Memo Manager, des frais de retard de 25 USD seront déduits de la note de crédit due à l’agence.

Les contestations concernant les notes de débit déjà payées ne seront pas acceptées plus d’un an après la date d’émission de la note de débit initiale.

Stock de places – Contournement des règles

Air Canada gère le stock de places selon l’origine et la destination, à l’aide de la logique du point de départ. Par conséquent, les places disponibles pour un segment de vol en particulier pour une origine et une destination pourraient ne pas être accessibles pour d’autres origines et destinations, même si les deux options comprennent le même segment de vol dans l’itinéraire. De plus, les mêmes origines et destinations pourraient ne pas être accessibles pour un autre voyage dont le point de départ est différent.

Les réservations doivent toujours être effectuées à partir de l’affichage des disponibilités, en fonction de l’origine et de la destination et en respectant l’ordre chronologique de chaque origine et destination. La disponibilité complète de l’origine et de la destination est obligatoire, que la réservation comporte des vols d’Air Canada seulement, ou des vols à code multiple ou d’un autre transporteur. La réservation d’un vol de correspondance en sélectionnant des origines et des destinations locales distinctes (disponibilité demandée pour chaque segment) est également considérée comme une pratique abusive.

Pendant le processus de réservation, le fait de changer le point de départ, de briser l’union de segments ou d’utiliser la disponibilité de segment, et ce, dans le but de contourner les contrôles des stocks afin d’obtenir l’accès à des classes de réservation inférieures, n’est pas permis.  

Air Canada interdit les pratiques qui entraînent le contournement des contrôles des stocks ou qui visent à tenter d’obtenir des places pour vendre des billets qu’Air Canada n’a pas l’intention d’offrir pour l’itinéraire actuel de clients, même si le système mondial de distribution (SMD) ou d’autres canaux de réservation n’empêchent pas de le faire. Les pratiques interdites comprennent notamment l’ajout de villes cachées qui ne cadrent pas avec l’itinéraire prévu et la réservation de segments sans respecter l’ordre ou la séquence.

Air Canada se réserve le droit de prendre les mesures ci-dessous pour empêcher les agents de contourner les contrôles des stocks d’Air Canada :

  • Une note de débit d’un minimum de 1 000 $ par billet, ou la valeur des revenus perdus, et des frais pour erreur de billetterie;
  • Et/ou l’interdiction de réserver des places du stock d’Air Canada.

Les agences qui ont émis les billets seront tenues responsables de toutes les réservations et de tous les billets, en violation de cette politique, réservés par leurs employés dans tous ses sites, leurs sous-agents et leurs agents indépendants travaillant par l'intermédiaire de l'agence de billetterie.

L’information contenue dans ce document résume notre politique pour les domaines clés de vérification, mais ne devrait pas être considérée comme complète et définitive.

Pour plus de détail, veuillez-vous reporter à la politique de réservation et de billetterie effectuées par un système informatisé de réservations (SIR) d’Air Canada.

Révision 7 octobre 2022